Por Areli Vázquez
El proyecto de auditoría al sistema de voto electrónico que la UNAM
ha practicado al Instituto Nacional Electoral se realizó de forma remota ante
la emergencia sanitaria. En la etapa 2020 colaboraron 55 académicos de nuestra
Universidad provenientes de la Facultad de Estudios Superiores Aragón, de la
Facultad de Ingeniería y de la Dirección General de Cómputo y de Tecnologías de
Información y Comunicación, entidades que aportaron especialistas en diferentes
áreas del conocimiento que integraron equipos multidisciplinarios para cubrir
cuatro líneas de trabajo.
Si bien el convenio de colaboración entre ambas instituciones
incluye acuerdos sobre la confidencialidad de la información que maneja la
UNAM, sí nos permite comentar las prácticas académicas que se emplearon para su
solución, por ello en este artículo vamos a compartir nuestra experiencia en
prácticas para administración de proyectos que se aplicaron con la finalidad de
dar cumplimiento en tiempo y forma a los compromisos contraídos por la DGTIC,
en distintas etapas que a continuación mencionamos:
Inicio
Expertise de tu equipo: Identificar y analizar las capacidades, habilidades y el nivel de
experiencia de los perfiles que participan en el proyecto, mejora la asignación
de actividades y el aprovechamiento de los recursos.
Planeación
Divide y vencerás: Seguir la forma básica para la resolución de problemas al
dividirlos en partes que sean manejables, es una forma de organización que se
puede aplicar para el logro de objetivos en un proyecto grande, si se divide en
partes más pequeñas facilita su manejo. La Auditoría contó en esta primera
etapa con 5 líneas de trabajo, cada una con diferentes tipos de actividades y
diferentes áreas de conocimiento; esta forma de organización facilitó la
administración del proyecto.
Ejecución
Concentra la información
del proyecto en un repositorio: Contar con un
mecanismo de almacenamiento centralizado y seguro, permite organizar y
gestionar la información del proyecto de forma eficiente, en este proyecto se
usó NextCloud por primera vez y con excelentes
resultados en el control de la información ya que mejora el acceso a ésta, por
medio de la asignación de permisos por usuario y por directorio.
Apoya la administración
del proyecto: Diseñar y mantener actualizados los
instrumentos que sirvan como soporte centralizado a la comunicación y
administración del trabajo, como un cronograma, la agenda de sesiones, un
directorio con datos de todos los colaboradores o un registro de sesiones.
Vigila los productos del
proyecto desde su creación: Tener una guía de
Convenciones para el desarrollo y revisión de los productos, así como definir
plantillas y organizar sesiones para su llenado, aligera su construcción. En la
Auditoría se entregaron 361 archivos (5,690 páginas) y contamos con una buena
organización en el equipo para su integración, revisión y validación.
Seguimiento y control
Organiza sesiones remotas
de 1 hora: Mantener sesiones periódicas de
seguimiento con el equipo mejora la comunicación y el compromiso entre los
integrantes, se puede sugerir el uso de una herramienta de comunicación o bien
que los grupos de trabajo acuerden alguna, así como la periodicidad y la
duración de las sesiones, nuestra recomendación es que sean de máximo 1 hora,
que se conserve evidencia con minutas o el registro de las sesiones, que se
comunique la agenda a los interesados y que haya un moderador. En este proyecto
se realizaron más de 250 sesiones virtuales.
Gestiona el cambio: Sensibilizar al equipo de trabajo sobre los cambios y situaciones
que se pueden presentar contribuirá para darles solución con su apoyo. En todos
los proyectos hay cambios, en la Auditoría siempre contamos con el soporte de
todo el equipo.
Cierre
Mejora a partir de la experiencia
a través de las lecciones aprendidas: Dar
oportunidad a tu equipo de expresar situaciones a cambiar, corregir o mantener,
es un ejercicio que se puede realizar en cualquier etapa del proyecto o en la
fase de cierre del mismo. En la Auditoría se hizo un ejercicio al término de la
primera etapa que se tomará como insumo para la siguiente.
Evalúa el desempeño: Medir el
rendimiento, la obtención de resultados y la conducta de los integrantes del
equipo son aspectos que permiten saber cómo influye en el crecimiento del área
u organización, a ellos les dará elementos para descubrir habilidades y
aspectos a mejorar.
La administración de proyectos ha evolucionado por la complejidad de
los proyectos a los que nos enfrentamos (Wallace, 2020) y sabemos que una mala
administración puede contribuir en gran medida al fracaso del mismo (Luis
Alfonzo et al., 2011). Cada proyecto es diferente y enfrenta diversos retos,
administrar un proyecto de forma remota no es tarea fácil y es por ello que el
constante fortalecimiento de conocimientos, habilidades y técnicas es esencial
para el logro de objetivos de manera eficaz y eficiente; otro aspecto a
enfrentar es la necesidad de innovar en modelos organizacionales para la
gestión del trabajo a distancia. Por otra parte, es importante tener presente
que el trabajo vía remota no es posible sin el uso de las tecnologías de la
información y comunicación, y que conocer aquellas herramientas que se adapten
a la organización y al proyecto tiene muchas ventajas.
Referencias
Luis Alfonzo, P., Mariño, S., & Viviana Godoy, M. (2011).
Propuesta metodológica para la gestión de proyecto de software ágil basado en
la Web. MULTICIENCIAS, 11, 395–401.
Wallace, W. (2020). Gestión de Proyectos. www.ebsglobal.net.
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